| QUÉ SE HACE |
QUIÉN LO HACE |
REGISTRO |
CÓMO LO HACE |
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Recibir certificado original de la incapacidad o licencia - Para Personal Docente y Directivos Docentes |
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Auxiliar Administrativo del Área de Talento Humano
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Certificado original de la incapacidad o licencia |
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Se debe recibir el certificado original de la incapacidad o licencia expedido por la EPS (Cosmitet) el cual puede ser reportado por el funcionario o su delegado, por la Institución educativa y/o por cualquier medio que permita tener la evidencia física de este diagnóstico médico y lo deben entregar con plazo máximo de 24 horas después de haber sido declarada.
El certificado de la incapacidad o licencia de maternidad - Ley María, debe contener:
- Ciudad
- Fecha de expedición.
- Nombre completo de la persona a la que se le expide.
- Cédula
- Fecha de inicio y terminación.
- institución educativa donde labora.
- Cargo.
- Número de días de la incapacidad.
- Información de la incapacidad: inicio o prorroga
- Código de Diagnóstico Clínico Completo.
- Origen, si es incapacidad por enfermedad general, por accidente de trabajo, enfermedad profesional, licencia de maternidad o paternidad.
- Identificación del médico que expide el certificado, nombre completo y número de registro médico.
- Para la licencia de maternidad, debe contener fecha posible de parto, fecha de parto y edad gestacional.
Es obligación del Jefe Inmediato (rector de la Institución) a la cual pertenece el Incapacitado, hacer la notificación inmediata a la oficina de Recursos Humanos de la Unidad Administrativa y Financiera de la Secretaría de Educación, por escrito informando que el funcionario a su cargo fue incapacitado o está hospitalizado, la cual debe hacerse llegar a la SEM.
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Elaborar el Acto Administrativo de las novedades, (Resolución Unificada) cuando es enfermedad general.
Generar Resolución individual, cuando se trate de licencias por maternidad o paternidad.
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Auxiliar Administrativo del Área de Talento Humano
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Se envía por GED para revisión y aprobación Jurídica, con sus respectivos anexos. |
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Se legaliza con las firmas de los funcionarios responsables. |
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Numerar y fechar Notificar el Acto Administrativo. |
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Auxiliar Administrativo del Área Jurídica
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Resolución Unificada numerada y fechada |
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Notificar por correo electrónico a cada docente |
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Auxiliar Administrativo del Área de Talento Humano
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Novedad Registrada en el Sistema de Gestión e Información "HUMANO" |
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Se debe ingresar la novedad de incapacidad al software de nómina HUMANO, para lo cual se deben registrar los siguientes datos:
-Cédula
-tipo de incapacidad.
-origen incapacidad.
-Fecha de inicio y finalización de la incapacidad o licencia. (Fecha de realización de los descuentos en nómina)
-fecha de ocurrencia.
-N° de Días
-prorroga (si/no)
-tipo de diagnóstico.
-Registro médico.
-Número de la incapacidad.
-Fecha y el consecutivo asignado por el Área Jurídica.
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Revisar la liquidación y clasificar las incapacidades |
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Auxiliar Administrativo del Área de Talento Humano
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Una vez grabadas las incapacidades en el aplicativo de nómina HUMANO la funcionaria encargada del registro pasa estás al funcionario de nómina, para revisar la liquidación en la nómina. |
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Imprimir el número de veces que contenga cada acto administrativo (Resolución). |
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Auxiliar Administrativo del Área de Talento Humano
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Adjuntar la incapacidad a cada Resolución y señalar el número del orden que le corresponde. |
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Entregar al funcionario del archivo con cuadro en Excel, para el recibido.
Lo anterior, para que sea archivada en la carpeta de cada funcionario incapacitado.
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Gestionar la incapacidad ante el fondo de prestaciones del Magisterio |
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Solicitud de Certificado para Trámites de Prestaciones Sociales |
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Una vez clasificadas las incapacidades se procede a revisar cuales superan los 4 días y si el docente incapacitado fue reemplazado bien sea por horas extras o por nombramiento temporal; si se cumple esta condición se deben diligenciar los formatos remitidos por la Fiduprevisora correspondientes a horas extras o nombramientos, además se deben hacer llegar los siguientes documentos:
- Certificado médico de la incapacidad (original)
- Certificado de cuenta bancaria para el reembolso de la incapacidad
- Formato consolidado para la solicitud del reembolso firmado por el secretario
- Formato de liquidación individual para cada auxilio
- Fotocopia del NIT de la entidad
- Copia del acto administrativo, donde se legaliza el nombramiento del reemplazo
- Certificado del tiempo de servicios del reemplazo donde indique fecha de inicio y terminación de labores
- Constancia de pago de las incapacidades a los educadores a quienes se les nombro el reemplazo y por lo cual se solicita el reembolso
Una vez cumplidos los requisitos se realiza el cobro ante la Fiduprevisora
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Cuando se recibe el pago de la incapacidad se debe remitir a la Unidad de Rentas para que allí se aplique la renta bien sea para la Administración Central o para el SGP, según sea el caso. |
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Recibir certificado original de la incapacidad o licencia - Para personal Administrativo |
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Auxiliar Administrativo del Área de Talento Humano
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Certificado original de la incapacidad o licencia |
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Se debe recibir el certificado original de la incapacidad o licencia expedido por la EPS el cual puede ser reportado por el funcionario o su delegado, por la Institución educativa y/o por cualquier medio que permita tener la evidencia física de este diagnóstico médico y lo deben entregar con plazo máximo de 24 horas después de haber sido declarada.
El certificado de la incapacidad o licencia de maternidad - Ley María, debe contener:
- Ciudad
- Fecha de expedición.
- Nombre completo de la persona a la que se le expide.
- Cédula
- Fecha de inicio y terminación.
- institución educativa donde labora.
- Cargo.
- Número de días de la incapacidad.
- Información de la incapacidad: inicio o prorroga
- Código de Diagnóstico Clínico Completo.
- Origen, si es incapacidad por enfermedad general, por accidente de trabajo, enfermedad profesional, licencia de maternidad o paternidad.
- Identificación del médico que expide el certificado, nombre completo y número de registro médico.
- Para la licencia de maternidad, debe contener fecha posible de parto, fecha de parto y edad gestacional.
Es obligación del Jefe Inmediato (rector de la Institución) a la cual pertenece el Incapacitado, hacer la notificación inmediata a la oficina de Recursos Humanos de la Unidad Administrativa y Financiera de la Secretaría de Educación, por escrito informando que el funcionario a su cargo fue incapacitado o está hospitalizado, la cual debe hacerse llegar a la SEM.
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Elaborar el Acto Administrativo de las novedades, (Resolución Unificada) cuando es enfermedad general.
Generar Resolución individual, cuando se trate de licencias por maternidad o paternidad.
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Auxiliar Administrativo del Área de Talento Humano
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Se envía por GED para revisión y aprobación Jurídica, con sus respectivos anexos. |
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Se legaliza con las firmas de los funcionarios responsables. |
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Numerar y fechar Notificar el Acto Administrativo. |
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Auxiliar Administrativo del Área Jurídica.
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Resolución Unificada numerada y fechada. |
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Notificar por correo electrónico a cada docente. |
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Auxiliar Administrativo del Área de Talento Humano
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Novedad Registrada en el Sistema de Gestión e Información "HUMANO" |
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Se debe ingresar la novedad de incapacidad al software de nómina HUMANO, para lo cual se deben registrar los siguientes datos:
-Cédula
-tipo de incapacidad.
-origen incapacidad.
-Fecha de inicio y finalización de la incapacidad o licencia. (Fecha de realización de los descuentos en nómina)
-fecha de ocurrencia.
-N° de Días
-prorroga (si/no)
-tipo de diagnóstico.
-Registro médico.
-Número de la incapacidad.
-Fecha y el consecutivo asignado por el Área Jurídica.
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Revisar la liquidación y clasificar las incapacidades |
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Auxiliar Administrativo del Área de Talento Humano
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Una vez grabadas las incapacidades en el aplicativo de nómina HUMANO la funcionaria encargada del registro pasa las incapacidades de tres días o mayores al funcionario de nómina, para verificar el registro en la liquidación de la nómina. |
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Gestionar la incapacidad ante las EPS |
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Auxiliar Administrativo del Área de Talento Humano
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Solicitud de Certificado para Trámites de Prestaciones Sociales |
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Una vez clasificadas las incapacidades se procede a revisar cuales superan los 3 días y se procede a hacer el respectivo recobro ante las diferentes EPS, el cual se hace virtual, en caso de no ser posible por éste medio, de hace presencial. |
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Imprimir el número de veces que contenga cada acto administrativo (Resolución). |
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Auxiliar Administrativo del Área de Talento Humano
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Adjuntar la incapacidad a cada Resolución y señalar el número del orden que le corresponde |
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Entregar al funcionario del archivo con cuadro en Excel para el recibido.
Lo anterior, para que sea archivada en la carpeta de cada funcionario incapacitado.
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Auxiliar Administrativo de nómina (Administración Central)
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Cuando se recibe el pago de la incapacidad se debe remitir a la Unidad de Rentas para que allí se aplique la renta bien sea para la Administración Central o para el SGP, según sea el caso. |
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